New Client Onboarding

Note

This process describes the client onboarding in bexio, teams, and planio. It does not describe the Client Delivery Onboarding.

See also

There is a planio checklist template: https://pwrp.plan.io/checklist_templates/5/edit

Process Details

• Owner: sales-manager
• Participants:
• Frequency: ad hoc
• Trigger: once a prospect has accepted an offer
• Involved Systems
  • MS Teams
  • Planio

Pre-Condition

• new-prospect-onboarding
• Either
  • The client has accepted an offer from bexio
  • And the offer is set to status accepted in bexio
• Or
  • The client has orally or in an Email agreed to an offer

Process

Added to Newsletter list

This is to make sure they will receive our newsletters.

1. for NL speaking clients

   1. check if all contacts of the client are already added to mailchimp
   2. if not, add them

2. for DE and EN speaking clients

   1. check if all contacts are already in freshsales
   2. if not, add them

Planio

1. go to the right channel (aka Planio Project)

2. go to contacts

3. add the company as a new contact. Use the naming convention #xxx Name

4. add the code (#xxx) and the Account Manager.

5. add the key stakeholders to the contact persons

NDA

1. adjust our standard NDA, adding the client legal name (https://ipub.sharepoint.com/sites/Win-Win/Freigegebene%20Dokumente/Sales/legal/NDA)

2. create a client folder in Operations/legal/clients/xxx, where xxx is the client code

3. store the NDA under Operations/legal/clients , in the client folder

   • as word format
   • as PDF (to be signed)

4. send as a Word document to the Client Contact, using the Email template (see below)

5. if there is agreement on the NDA, send the NDA for signature over the client's preferred channel (skribble or wet-signed PDF)

6. if the client does not sign until the consulting, send the NDA to the consultant before the consulting, so he can print it and sign it first thing at the consulting

7. store the signed document also in the MS Teams legal folder

Email Templates

Email

Dear Client,

We are looking forward to personal reason why we do business.

Keeping your data secure and protected is of the highest importance to us. In order to make sure we have a common understanding, we would like to sign an NDA with you. Please find attached our standard NDA. We designed it to be common sense and clear. In simple terms, it states that:

1. your data and intellectual property belongs to you, and we do not share it with outside parties
2. we take measures to protect your data

Next Steps:
1. review the proposed NDA
2. let me know if you have questions or concerns, or if you have your own NDA template that you would like to use
3. else, let me know if a digital signature is OK (we use https://skribble.com), or if you'd rather prefer a wet-signed NDA.

Name

Email

Sehr geehrter Kunde,

Wir freuen uns bereits, die Firma in Ihren Business-Intelligence Bestrebungen unterstützen zu dürfen.

Als Teil unseres Mandates haben wir Einblicke in Ihre Daten. Diese zu schützen ist uns ein grosses Anliegen. Aus diesem Grund möchten wir gerne mit Ihnen ein NDA unterzeichnen. Der angehängte Vorschlag ist bewusst einfach gehalten und legt folgendes fest:

1. Ihre Daten und Geschäftsgeheimnisse gehören Ihnen. Wir teilen sie nicht mit Drittparteien.
2. Wir verpflichten uns, Ihre Daten zu schützen.

Nächste Schritte:

1. prüfen Sie das angehängte NDA
2. bei Fragen, Bedenken oder Vorschlägen melden Sie sich direkt bei mir
3. unterzeichnen Sie das NDA und senden mir eine digitale Kopie
4. beim nächsten persönlichen Termin können wir die Originale unterzeichnen und austauschen

Herzlichen Dank!

Freundliche Grüsse

Name

Email

Beste Klant,

We kijken uit naar de persoonlijke reden waarom we zaken doen.

Het veilig en beschermd houden van uw gegevens is voor ons van het grootste belang. Om er zeker van te zijn dat we het met elkaar eens zijn, willen we graag een NDA met u ondertekenen. In de bijlage vindt u onze standaard NDA. We hebben deze opgesteld met het oog op gezond verstand en duidelijkheid. In eenvoudige bewoordingen staat hierin dat:

1. uw gegevens en intellectuele eigendom aan u toebehoren en dat we deze niet delen met derden
2. we maatregelen nemen om uw gegevens te beschermen

Volgende stappen:
1. bekijk de voorgestelde NDA
2. laat het me weten als je vragen of zorgen hebt, of als je een eigen NDA-sjabloon hebt dat je wilt gebruiken
3. laat me anders weten of een digitale handtekening OK is (wij gebruiken https://skribble.com), of dat u liever een nat ondertekende NDA wilt.

Checklist

• Planio onboarded
• NDA signed
• NDA countersigned
• Contact exists in Freshsales (DE, EN) or Mailchimp (NL)